2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie weitere Information zur konkreten Datenverarbeitung
2.1. Allgemeine Verarbeitung der Daten unserer Geschäftspartner
2.1.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Abwicklung von Geschäftsbeziehungen mit unseren Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, sonstige Geschäftspartner) speichern wir von Ihnen auch persönliche Daten (z.B. E-Mail-Adresse, postalische Adresse, Telefonnummer, …). Die personenbezogenen Daten, die wir hierfür erheben, werden bei uns intern von den Abteilungen genutzt, die mit der Abwicklung der Geschäftsbeziehung befasst sind.
Diese Daten werden ggf. mit den Daten weiterer Bestellungen, Anfragen und Geschäftskorrespondenz, die Sie uns auf anderem Weg (Fax, Post, Telefon, …) übermitteln, zusammengeführt und gespeichert.
2.1.2 Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, die für die Erfüllung der Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und uns jeweils erforderlich sind, wie z.B. für folgende Zwecke:
- Erstellung von Angeboten an Kunden für Lieferungen und Leistungen
- Ermittlung Ihrer individuellen Preise
- interne Abwicklung Ihrer Bestellung
- Lieferung der bestellten Ware
- Anfragen an unsere Lieferanten
- Vertragsverhandlungen
- Klärung aller technischen Aspekte der Produkte und Leistungen aus der Geschäftsbeziehung
- Zahlungsverkehr
- Allgemeine Geschäftskorrespondenz mit Ihnen
Bei Bedarf bedienen wir uns auch der Hilfe von Dienstleistern, (z.B. Logistik-Dienstleister für den Versand der Produkte, Banken für die Zahlungsabwicklung). An derartige Dritte werden wir Ihre Daten ausschließlich in dem Umfang weitergeben, wie sie für die Erfüllung dieser Aufgaben erforderlich sind.
Unser berechtigtes Interesse externe Dienstleister, wie z.B. Logistikdienstleister für den Versand Ihrer bestellten Waren, einzusetzen, besteht darin, unsere Leistungen möglichst effizient und effektiv und damit für Sie so schnell und kostengünstig wie möglich zu erbringen. Dritte, die personenbezogene Daten unserer Geschäftspartner erhalten, sind auf die Wahrung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.
Wir behalten uns vor, Ihre personenbezogenen Daten für die Durchführung einer Bonitätsprüfung an externe Dienstleister weiterzugeben, um unser berechtigtes Interesse der Sicherstellung unserer Forderungen zu wahren. Wir erhalten von diesen Auskunfteien Informationen über Ihr früheres Zahlungsverhalten und Bonitätseinschätzungen. Diese Daten ermöglichen uns eine Bewertung unserer Geschäftsbeziehung und werden von uns für die Entscheidung über eine Belieferung und zu unserem Schutz vor Zahlungsausfällen genutzt.
2.1.3 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a sowie f DS-GVO. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage einer konkludent abgegebenen Einwilligung sowie auf Grundlage unserer berechtigten Interessen. Unsere berechtigten Interessen folgen aus den dargestellten Zwecken der Datenerhebung. Zielen die Geschäftsbeziehungen konkret auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO.
2.1.4 Dauer der Speicherung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
2.2 Besuch unserer Websites
2.2.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Websites erfassen unsere Systeme automatisiert Daten und Informationen des Computersystems des aufrufenden Rechners (personenbezogene Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt). Dies erfolgt auch, sofern Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig etwa durch aktive Eingaben Informationen übermitteln. Folgende Daten werden in jedem Fall bei Besuch unserer Websites erhoben:
- IP-Adresse des Nutzers
- Datum und Uhrzeit der Anfrage bzw. des Zugriffs
- Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
- Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
- Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
- jeweils übertragene Datenmenge
- Website, von der die Anforderung kommt (von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt)
- Website, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen wird
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
- Betriebssystem und dessen Oberfläche
- Sprache und Version der Browsersoftware
Diese Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung zusammen mit anderen Ihrer personenbezogenen Daten findet regelmäßig nicht statt.
2.2.2 Zwecke der Datenverarbeitung
Die Speicherung der genannten Daten, insbesondere der IP-Adresse, durch unsere Systeme erfolgt grundsätzlich nur vorübergehend für die Dauer der Sitzung und ist erforderlich, um den ordnungsgemäßen Betrieb und eine ordnungsgemäße Darstellung der Website zu ermöglichen. Diese Verarbeitung Ihrer Daten dient ferner den Zwecken, die Systemsicherheit und Systemstabilität auszuwerten und weiterhin zu gewährleisten sowie weiteren administrativen Zwecken.
Soweit eine Speicherung Ihrer Daten in unseren Logfiles erfolgt, geschieht dies nur aus den Gründen, die Funktionsfähigkeit unserer Websites sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.
Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
2.2.3 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und vorübergehende Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Unsere berechtigten Interessen folgen aus den dargestellten Zwecken zur Datenerhebung.
2.2.4 Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Falle der Speicherung Ihrer Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist nur in Ausnahmefällen vorgesehen, etwa wenn dies aus technischen Gründen oder zur Verbesserung unserer Systeme erforderlich ist. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung nicht mehr möglich ist.
2.2.5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung Ihrer Daten zur Bereitstellung der Website und die gegebenenfalls erfolgende Speicherung in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht daher keine Widerspruchsmöglichkeit.
2.3 Kontaktformulare, E-Mail-Kontakt, Eröffnung eines Kundenaccounts
2.3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Website sind Kontaktformulare eingebunden, über welche Sie mit uns in Kontakt treten können. Bei Nutzung eines Kontaktformulars werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert, insbesondere:
- Firmenname, Vornamen, Nachnamen, E-Mail-Adresse
Zudem werden Ihre IP-Adresse sowie das Datum und die Uhrzeit der Anfrage gespeichert. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Daneben ist eine Kontaktaufnahme über von uns bereitgestellte E-Mail-Adressen möglich. In diesem Fall werden Ihre mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten von uns gespeichert und weiterverarbeitet, insbesondere um Ihre Anfrage oder den Grund Ihrer Kontaktaufnahme zu uns zu bearbeiten.
Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.
Mittels des Formulars „Formular zur Kundenzufriedenheit“ können Sie uns Ihre Zufriedenheit mit den angebotenen Leistungen mitteilen. In diesem Fall werden die übermittelten personenbezogenen Daten von uns gespeichert und weiterverarbeitet, insbesondere um Ihre Angaben auszuwerten.
Des Weiteren besteht für Sie die Möglichkeit der Eröffnung eines Kundenaccounts.
2.3.2 Zwecke der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske oder der an uns übersandten E-Mail dient nur zur Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme mit uns. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail ist hierin das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten durch uns zu sehen. Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.
Sollten Sie sich für die Eröffnung eines Kundenkontos entschieden haben, verwenden wir ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Kundenkontoeröffnung.
2.3.3 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung des Kontaktformulars ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten bei Übersendung einer E-Mail an uns ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a sowie f DS-GVO. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage einer konkludent abgegebenen Einwilligung sowie auf Grundlage unserer berechtigten Interessen. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten bei Erstellen des Kundenkontos ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO.
2.3.4 Dauer der Speicherung
Wir werden Ihre Daten löschen, sobald wir diese für die Erreichung der dargestellten Zwecke nicht mehr benötigen. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet ist. Beendet ist die Konversation in der Regel dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass Grund Ihrer Kontaktaufnahme zu uns abschließend geklärt ist.
Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von 7 Tagen gelöscht.
Für die personenbezogenen Daten bei der Erstellung des Kundenkontos ist dies dann der Fall, wenn der Vertrag vollständig abgewickelt ist oder Ihr Kundenkonto gelöscht wurde. Ihre Daten werden für die weitere Verarbeitung eingeschränkt und nach Ablauf der steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder wir uns eine darüber hinausgehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist und über die wir Sie in dieser Erklärung informieren. Die Löschung Ihres Kundenkontos ist jederzeit möglich und kann entweder durch eine Nachricht an die unten beschriebene Kontaktmöglichkeit oder über eine dafür vorgesehene Funktion im Kundenkonto erfolgen.
2.3.5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nehmen Sie per E-Mail Kontakt mit uns auf, so können Sie der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation zu Ihnen jedoch unter Umständen nicht fortgeführt werden. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
2.4 Bestellungen über unseren Onlineshop (E-Shop)
2.4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Eine Anmeldung in unserem E-Shop für den Bezug unserer Produkte über unseren Online Vertrieb ist nur gewerblichen Kunden möglich. Hierfür erfragen wir von Ihnen auch persönliche Daten (Name, E-Mail-Adresse, postalische Adresse, Telefonnummer). Zur Freischaltung unserer E-Shop-Funktionen werden wir jedoch immer noch direkten Kontakt aufnehmen. Die personenbezogenen Daten, die Sie uns hier überlassen, werden bei uns intern von den Abteilungen genutzt, die mit der Bearbeitung Ihrer Anfragen und Aufträge befasst sind.
Ihre Daten werden ggf. mit den Daten weiterer Bestellungen, die Sie uns auf anderem Bestellweg (Fax, Post, Telefon, …) übermitteln, zusammengeführt und gespeichert.
2.4.2 Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, die für die Erfüllung der Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und uns jeweils erforderlich sind.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns für die Nutzung unseres E-Shop-Angebotes überlassen, für die Bearbeitung Ihrer individuellen Anfragen und Aufträge, wie z.B. für folgende Zwecke:
- Prüfung Ihrer Zugangsberechtigung
- Ihre Nutzung des Warenkorbes
- Ermittlung Ihrer individuellen Preise
- interne Abwicklung Ihrer Bestellung
- Lieferung der bestellten Ware
- Zahlungsverkehr
- Marketingmaßnahmen
Bei Bedarf bedienen wir uns auch der Hilfe von Dienstleistern, (z.B. Logistik-Dienstleister für den Versand Ihrer bestellten Produkte, Banken für die Zahlungsabwicklung). An derartige Dritte werden wir Ihre Daten ausschließlich in dem Umfang weitergeben, wie sie für die Erfüllung dieser Aufgaben erforderlich sind. Dritte, die Daten unserer Kunden erhalten, sind auf die Wahrung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet. Unser berechtigtes Interesse externe Dienstleister, wie unseren Logistikdienstleister für den Versand Ihrer bestellten Waren, einzusetzen, besteht darin, unsere Leistungen möglichst effizient und effektiv und damit für Sie so schnell und kostengünstig, wie möglich zu erbringen.
Wir behalten uns vor, Ihre personenbezogenen Daten für die Durchführung einer Bonitätsprüfung an externe Dienstleister weiterzugeben. Wir erhalten von diesen Auskunfteien Informationen über Ihr früheres Zahlungsverhalten und Bonitätseinschätzungen. Diese Daten ermöglichen uns eine Bewertung unserer Kundenbeziehung und werden von uns für die Entscheidung über eine Belieferung und zu unserem Schutz vor Zahlungsausfällen genutzt. Darin liegt auch unser berechtigtes Interesse.
2.4.3 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist der Abschluss und die Erfüllung des Kaufvertrags über die bestellte Ware, Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie lit. f. DS-GVO.
2.4.4 Dauer der Speicherung
Diese Daten werden gelöscht, wenn sie zur Vertragsdurchführung (einschließlich Kundendienst und Gewährleistung) nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, wir sind gesetzlich zur Speicherung verpflichtet, z.B. aufgrund von handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
2.5 Elektronischer Newsletter
2.5.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei Versand unseres elektronischen Newsletters, zu dem Sie sich anmelden können, verarbeiten wir folgende Ihrer personenbezogenen Daten:
- Anrede, Vornamen, Nachnamen, Firma, Land, E-Mail-Adresse
- Interessen an spezifischen Dienstleistungen.
Für den Versand des elektronischen Newsletters ist die Angabe der E-Mail-Adresse verpflichtend. Die Angabe weiterer Daten ist freiwillig. Die Verarbeitung dient der Personalisierung dieser Kontaktaufnahmen sowie der Spezialisierung der Angebote und Informationen.
2.5.2 Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse, um mit Ihnen zum Zwecke des Versands unseres elektronischen Newsletters, zu Ihrer Information über aktuelle Veranstaltungen sowie ggfs. aktuelle Entwicklungen sowie der Pflege unserer Vertragsbeziehung mit Ihnen in Kontakt zu treten. Zusätzlich verwenden wir diese Daten für Werbemitteilungen per E-Mail und, sofern wir Ihre E-Mailadresse im Zusammenhang mit unseren Produkten und Dienstleistungen erhalten haben, für Werbemaßnahmen über eigene ähnliche Produkte und Dienstleistungen.
2.5.3 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Für den Versand unseres Newsletters an Sie werden wir grundsätzlich Ihre ausdrückliche Einwilligungserklärung einholen. Hierfür nutzen wir das sog. Double-Opt-In-Verfahren. Hierbei senden wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung zum Newsletter eine E-Mail an Ihre angegebene E-Mail-Adresse, in welcher wir um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Wenn Sie Ihre Anmeldung nicht innerhalb von 48 Stunden bestätigen, werden Ihre Informationen gesperrt und nach einem Monat automatisch gelöscht. Darüber hinaus speichern wir Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung. Zweck dieses Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachzuweisen und einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können.
Soweit wir Ihre Daten nur im Ausnahmefall nicht bereits aufgrund Ihrer expliziten Einwilligung verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nur soweit, wie dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist und nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).
2.5.4 Dauer der Speicherung
Wir löschen Ihre Daten, sobald wir diese für die Erreichung der dargestellten Zwecke nicht mehr benötigen. Ihre personenbezogenen Daten werden wir für Werbe- und Informationszwecke, also der Zusendung von Informationen und Angebote über Dienstleistungen, maximal für einen Zeitraum von einem Jahr ab dem letzten relevanten Kontakt mit Ihnen, speichern. Ein relevanter Kontakt liegt beispielsweise vor, wenn eine mündliche, telefonische oder wechselseitige schriftliche Kommunikation zwischen uns vorliegt.
2.5.5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und damit den Bezug von Informationen über aktuelle und zukünftige Produkte, Dienstleistungen oder sonstige Informationen über uns abbestellen. Den Widerruf können Sie durch Anklicken des in jeder Newsletter-E-Mail bereitgestellten Links, per E-Mail an shop@renk-group.com oder durch eine Nachricht an unsere angegebenen Kontaktdaten erklären. Wenn Sie der Verwendung Ihrer Daten widersprechen, werden wir Ihnen keine Werbemitteilungen mehr zusenden.
2.6 Allgemeines zum Einsatz von Cookies
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